GDPR e sicurezza: come tutelare documenti e dati sulle stampanti?

GDPR e sicurezza come tutelare i documenti e i dati registrati sulle stampanti

GDPR e sicurezza: come tutelare documenti e dati sulle stampanti?

 

Il 25 maggio 2018 è entrato in vigore il nuovo Regolamento sulla Privacy (GDPR) che punta a garantire una maggiore tutela ai cittadini europei e un trattamento più adeguato dei loro dati personali.

L’attenzione del GDPR si concentra soprattutto sulle minacce alla sicurezza informatica, come attacchi ai server, vulnerabilità dei database e dei dati memorizzati e trasmessi.

Spesso, però, i documenti e i registri cartacei vengono seriamente trascurati, mettendo a serio rischio l’attività d’impresa.

Ad esempio, ti sei mai chiesto:

  • quante copie esistono dei tuoi documenti?

È facile per i documenti cartacei condurre una vita doppia o tripla. In effetti le minacce più grandi alla politica di archiviazione delle informazioni includono proprio la duplicazione su una fotocopiatrice, l’aumento delle copie su una stampante laser, l’eliminazione non sicura dei documenti e la rimozione dei documenti dall’edificio. L’errore umano nella gestione dei documenti può comportare la totale mancanza di controllo ed esporre la tua impresa a violazioni dei dati.

Perché scegliere una stampante multifunzione?

  • riesci a mantenere privati i tuoi documenti?

La privacy dei dati è la chiave del GDPR. Un piccolo errore – un tuo dipendente che inavvertitamente lascia dei documenti sensibili su un treno, un corriere che perde un faldone d’archivio pieno di ricevute di pagamento, e così via – sono tutte situazioni potenzialmente verificabili nel mondo reale che vedono i tuoi documenti cartacei finire nelle mani sbagliate, con conseguente violazione dei dati.

  • stai conservando correttamente i tuoi documenti?

I tuoi dipendenti eseguono regolarmente copie stampate di file digitali, ma se un file digitale viene distrutto e una versione cartacea è posizionata in una cartella da qualche parte, la conformità con il GDPR è potenzialmente compromessa.

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Con Gianni Canta, il professionista dell’office, hai la soluzione a portata di mano: hardware e software che si rivolgono con precisa attenzione alla protezione dei documenti interni all’azienda, prevenendo attacchi di cybercriminali e furti di dati sensibili che potrebbero comprometterne la riservatezza.

Grazie alla partnership con Sharp, Gianni Canta offre stampanti multifunzione in grado di garantire:

  • Sicurezza del controllo accessi

Per evitare sprechi di carta, errori di stampa e documenti lasciati incustoditi per giorni sulle stampanti che potrebbero creare un problema serio nel caso in cui fossero rubati, ogni utente dispone di una password e di un badge personale che deve utilizzare per autenticarsi sul dispositivo di stampa e lanciare poi le copie. Inoltre, la funzione Reset Dati, disponibile solo su alcuni modelli di stampanti multifunzione, garantisce la cancellazione di qualsiasi dato riservato archiviato, una volta presa la decisione di sostituire il dispositivo.

  • Sicurezza dell’Audit Trail

Possono essere registrati determinati parametri che identificano l’utente, la data e l’orario di stampa e le possibili modifiche ai documenti originali; tutto ciò aumenta la tracciabilità dei documenti e consente un maggior controllo delle attività di stampa e di gestione dei documenti.

  • Sicurezza gestita “as a service”

Attraverso una particolare piattaforma, viene controllata e gestita la sicurezza dell’azienda.

Le nuove stampanti multifunzione proposte da Gianni Canta facilitano la raccolta e la gestione dei dati personali, la sicurezza in rete ed il monitoraggio per la prevenzione di possibili violazioni. Queste funzioni permettono, alle imprese che le adottano, di adeguarsi in modo rapido ed efficace alla normativa del GDPR.

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2 pensieri su “GDPR e sicurezza: come tutelare documenti e dati sulle stampanti?

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